L’organisation d’un team building est une étape cruciale pour renforcer la cohésion et la productivité d’une équipe au sein d’une entreprise. En effet, le succès de cet événement requiert une planification minutieuse et une exécution sans faille.
Si vous avez l’intention de mettre en œuvre une activité de groupe mémorable et efficace, il vous faut suivre une procédure bien stricte. Vous devez notamment respecter dix étapes clés qui vous permettront de réussir l’organisation d’un team building.
De cette manière, vous avez plus de chance d’atteindre vos objectifs, de renforcer la cohésion de votre équipe et de stimuler la motivation de vos collaborateurs. Ce projet est également en mesure d’améliorer la communication interne et d’avoir un impact positif durable sur la dynamique et la performance globale de votre entreprise.
Concevoir le projet et planifier ses différentes phases
La première étape consiste à définir clairement le programme de votre team building. Si vous comptez réaliser un événement pour moins de 100 personnes, il est recommandé de commencer les préparatifs 4 à 6 semaines à l’avance. Pour des groupes plus importants, prévoyez au moins 2 à 3 mois.
Planifiez les tâches de manière détaillée en énumérant d’abord toutes les idées qui vous viennent en tête et qui pourraient enrichir l’événement. Ensuite, affinez-les en fonction de vos objectifs et du budget disponible.
Constituer une équipe d’organisation pour le team building
Gérer l’organisation d’un team building peut être assez complexe. Ainsi, il est nécessaire de constituer une équipe dédiée pour assumer la responsabilité de cette planification. Celle-ci doit vous aider à prendre des décisions éclairées.
Ses membres ont aussi intérêt à travailler ensemble pour assurer le succès de l’événement. Ils sont obligés de prendre en compte tous les aspects du projet ainsi que les éléments nécessaires à sa réalisation. Parmi les paramètres à considérer se trouvent notamment les besoins et les préférences de chaque collaborateur.
Dans certains cas, faire appel à une agence spécialisée peut être une option judicieuse pour bénéficier de leur expertise et de leurs ressources.
Déterminer les objectifs à atteindre
Avant de planifier les activités à réaliser, clarifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l’organisation du team building. Rassembler les membres de l’équipe autour d’animations ludiques et amusantes est important, mais il faut également impacter les participants de manière positive. Dans l’organisation d’un team building, vous avez intérêt à viser des objectifs plus profonds, tels que :
- l’amélioration de la productivité des collaborateurs;
- le renforcement de la cohésion du groupe ;
- la stimulation de la motivation ;
- la création d’un sentiment d’appartenance ;
- l’amélioration de la communication interne ;
- la transmission des valeurs de l’entreprise.
Adaptez le contenu de l’événement en fonction de ces objectifs pour maximiser leur impact.
Prévoir un budget détaillé
Établir un budget réaliste et détaillé est crucial pour éviter les dépassements et assurer le succès du projet. Prenez en compte le montant disponible pour l’événement et fixez des limites claires. Pensez aux coûts des activités, des prestataires, de la nourriture, des boissons, du transport, de la réservation du lieu, de l’assurance, etc.
Par ailleurs, durant l’organisation du team building, n’oubliez pas de prévoir une marge pour les dépenses imprévues. Suivez attentivement les décaissements en cours de réalisation pour rester dans les limites fixées.
Établir la liste des invités
La cinquième étape consiste à établir la liste des invités. Considérez le nombre de vos employés, les exigences du lieu de l’événement choisi et le budget alloué. Prenez en compte les besoins spécifiques des participants, tels que les éventuelles restrictions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Avoir une idée approximative du nombre des convives vous sera certainement utile pour l’organisation du team building.
Choisir une date et une heure pour l’événement
Sélectionnez soigneusement la date et l’heure de l’événement en tenant compte de l’emploi du temps des participants. Selon le type d’activité, le team building peut durer quelques heures ou quelques jours. Tenez compte de la saisonnalité et des conditions météorologiques, surtout si vous prévoyez des activités en plein air.
Sélectionner judicieusement le lieu de l’animation durant l’organisation d’un team building
Le choix du lieu est crucial pour le succès de l’événement. Vous pouvez opter pour les locaux de l’entreprise, un espace dédié ou un lieu externe. Pesez les avantages et les inconvénients de chaque option en fonction des activités prévues et du nombre de participants. Cet emplacement peut être un facteur déterminant pour l’expérience globale des invités.
Opter pour la meilleure thématique
La thématique de votre team building déterminera en grande partie l’atmosphère de l’événement. Vous pouvez choisir :
- une approche artistique et créative pour stimuler l’imagination ;
- une animation à distance pour maintenir le groupe soudé ;
- une option insolite et originale pour libérer les tensions ;
- une orientation sportive pour encourager le dépassement de soi ;
- une dimension d’innovation et de digital avec l’utilisation de nouvelles technologies pour créer une expérience moderne et ludique.
Dans tous les cas, l’organisation d’un team building offre l’opportunité aux collaborateurs de se rapprocher, de se divertir et de relever des défis ensemble. Elle contribue également à cultiver l’esprit d’équipe.
S’attaquer à la partie logistique
La logistique est un élément clé de la réussite de l’événement. Assurez-vous de planifier tous les détails, tels que la nourriture et les boissons, les vêtements nécessaires, l’hébergement si nécessaire, l’équipement requis, etc. De même, n’oubliez pas d’informer les participants sur ce qu’ils doivent apporter.
Recueillir les feedbacks des participants
Après l’organisation du team building et sa réalisation, prenez le temps de contacter les participants et de recueillir leurs feedbacks. Remerciez-les pour leur participation et demandez des commentaires constructifs. Ces informations seront précieuses pour améliorer la planification des futurs événements et garantir leur succès.
